Bytte regnskapsfører: slik gjør du det (komplett guide)

Å bytte regnskapsfører er enklere enn mange tror. Kort fortalt gjør du tre ting: du sier opp den gamle oppdragsavtalen skriftlig, du velger en ny regnskapsfører, og så henter den nye regnskapsføreren saldobalanse, historikk og tilganger fra den gamle. Oppsigelsestiden er som regel én til tre måneder, og regnskapsmaterialet ditt kan ikke gå tapt på veien — det følger av bokføringsloven.

Resten av denne guiden går gjennom hele prosessen: når det er grunn til å bytte, hva avtalen din sier om oppsigelse, hva som skjer med bilag og historikk, og hvordan du unngår at oppgaver blir liggende mellom gammel og ny regnskapsfører.

Når du bør vurdere å bytte regnskapsfører

Mange bedrifter blir værende hos regnskapsføreren sin lenger enn de egentlig ønsker, fordi et bytte oppleves som arbeidskrevende. Noen signaler bør du likevel ta på alvor:

• Du får ikke svar. Du sender e-post og ringer, og det tar dager eller uker før noen svarer. Regnskap handler om frister, og en regnskapsfører som ikke svarer, er en risiko.
• Fakturaen er uforutsigbar. Du vet ikke hva neste faktura blir, og lar være å stille korte spørsmål fordi du er usikker på hva de koster. En prismodell bør være forutsigbar.
• Du får en ny kontaktperson hver gang. Hver gang du tar kontakt, må du forklare bedriften din på nytt til en ny person. Da er det ingen som har den samlede oversikten.
• Regnskapsføreren kjenner ikke bransjen din. Driver du bygg, transport eller serveringssted, gjelder det egne regler og egne feilkilder. En regnskapsfører som ikke kjenner dem, gir deg dårligere råd.
• Du får tall uten forklaring. Regnskapet leveres, men ingen forteller deg hva tallene betyr, eller sier fra når noe bør endres.
• Feil og purringer. Glemte frister, feil i mva-meldingen, tvangsmulkt og gebyrer fra Skatteetaten. Alle kan gjøre feil, men gjentar det seg, er det et mønster.

Kjenner du igjen to eller tre av disse punktene, er det god grunn til å se deg om. Du bytter ikke regnskapsfører for moro skyld — du gjør det fordi bedriften din trenger bedre oppfølging.

Oppsigelsestid: dette sier avtalen din

Det første du gjør er å finne frem oppdragsavtalen du signerte da du ble kunde. Der står oppsigelsestiden.

I standardvilkårene fra Regnskap Norge, som mange byråer bruker, er oppsigelsestiden tre måneder. Oppsigelsen skal være skriftlig, og fristen løper vanligvis fra den første dagen i måneden etter at du sa opp. Sier du opp 10. mars, løper altså tre måneder fra 1. april, og avtalen utløper 30. juni.

Ikke alle avtaler er like. Noen byråer har én måneds oppsigelsestid, andre har egne vilkår for årsoppgjør som allerede er påbegynt. Les derfor din egen avtale før du planlegger byttet — og send oppsigelsen skriftlig, gjerne på e-post, så du har dokumentasjon på datoen.

To ting er verdt å vite om oppsigelsestiden:

1. Byrået skal fortsatt gjøre jobben sin. I oppsigelsestiden løper oppdraget som normalt. Mva-meldinger, lønn og frister skal leveres som før.
2. Byrået plikter å medvirke til en ryddig overgang. God regnskapsføringsskikk (GRFS) — bransjestandarden alle autoriserte regnskapsforetak følger — krever at tidligere regnskapsfører svarer på henvendelser fra den nye, normalt innen fjorten dager. Du er altså ikke prisgitt godviljen til byrået du forlater.

Beste tidspunkt på året for et bytte

Du kan bytte regnskapsfører når som helst. Ingen tidspunkter er utelukket, men noen gir mindre koordineringsarbeid enn andre:

Tidspunkt	Vurdering
Årsskiftet	Ryddigst. Den gamle regnskapsføreren avslutter regnskapsåret, og den nye starter på et nytt regnskapsår.
Etter en mva-termin	Nest best. En avsluttet og levert termin gir et naturlig skjæringspunkt.
Midt i en periode	Fullt mulig, men krever mer koordinering av hvem som leverer hva.

Husk oppsigelsestiden når du regner deg bakover: vil du at ny regnskapsfører skal ta over fra 1. januar, og du har tre måneders oppsigelse, bør oppsigelsen sendes senest i september.

Ett unntak er verdt å nevne: står du midt i et årsoppgjør, er det ofte praktisk å la det gamle byrået gjøre det ferdig før byttet. Er tilliten borte, kan den nye regnskapsføreren overta også årsoppgjøret. En erfaren regnskapsfører håndterer overtakelsen uansett hvor i året dere starter.

Slik bytter du regnskapsfører — steg for steg

Slik ser prosessen ut i praksis. Det meste av arbeidet ligger hos de to byråene, ikke hos deg.

1. Les oppdragsavtalen

Sjekk oppsigelsestid, bindingstid og eventuelle vilkår om påbegynt arbeid. Nå vet du hvilken dato som er realistisk for overtakelse.

2. Velg ny regnskapsfører

Snakk med et par kandidater før du bestemmer deg. Sjekk at foretaket har godkjenning som regnskapsforetak — det kan du gjøre selv i Finanstilsynets virksomhetsregister. Spør også hvem som skal føre regnskapet ditt, hva som skjer når den personen har ferie, og hvordan de priser korte spørsmål. Svarene forteller mye om hvordan byrået arbeider til daglig.

3. Si opp skriftlig

Send en kort, skriftlig oppsigelse til dagens byrå. Du trenger ikke begrunne den, men vær tydelig på at det er en oppsigelse og fra hvilken dato. Hold en saklig tone — dere skal samarbeide om overgangen i noen uker til.

4. Den nye regnskapsføreren kontakter den gamle

Her overtar den nye regnskapsføreren ansvaret for kontakten. GRFS krever at ny regnskapsfører ber om en uttalelse fra tidligere regnskapsfører om oppdragsforholdet, og du skal informeres om at det gjøres. Dette er ren rutine, og det sikrer at den nye regnskapsføreren vet hva oppdraget omfatter.

5. Regnskapet overføres

Den nye regnskapsføreren henter det som trengs fra den gamle:

• Saldobalanse per overtakelsesdato
• Hovedbok og reskontro (kunde- og leverandørspesifikasjoner)
• Åpne poster — ubetalte fakturaer inn og ut
• Bilag og annen dokumentasjon
• Lønnshistorikk, feriepengelister og a-meldingsgrunnlag
• Siste årsregnskap og skattemelding

Jobber begge parter i skybaserte systemer som Tripletex eller Uni Micro, er dette ofte gjort på dager: da flyttes gjerne bare tilgangen til regnskapet, ikke selve dataene.

6. Tilganger flyttes

Ny regnskapsfører trenger rettigheter i Altinn for å levere mva-melding, a-melding og skattemelding på vegne av bedriften. I tillegg flyttes tilganger i regnskapssystemet og eventuelle bankintegrasjoner. Dette gjøres sammen med deg og tar normalt bare noen minutter.

7. Avstemming og oppstart

Den nye regnskapsføreren avstemmer inngående balanse mot det gamle regnskapet, kontrollerer at åpne poster stemmer, og melder fra hvis noe bør ryddes opp i. Deretter er dere i gang.

Hva som ikke kan gå tapt: regnskapet er ditt

Mange er redde for at historikk forsvinner ved bytte. Det skal den ikke — og her er loven tydelig.

Regnskapsmaterialet tilhører bedriften din, ikke regnskapsføreren. Etter bokføringsloven skal primærdokumentasjon — bilag, bokførte opplysninger, årsregnskap og annen pliktig rapportering — oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Enkelte typer sekundærdokumentasjon skal oppbevares i tre og et halvt år.

Det er du som bokføringspliktig som har ansvaret for at materialet er i behold, også når regnskapsføringen er satt bort. Derfor er det viktig at du ved bytte får bekreftet hvor historikken ligger: i et skysystem du selv har tilgang til, hos ny regnskapsfører, eller utlevert til deg. Materialet tilhører bedriften din, og skal utleveres når du ber om det.

Har du utestående fakturaer hos det gamle byrået, så gjør dem opp før overgangen. Da fjerner du den vanligste kilden til friksjon og forsinkelser.

Dette bør du se etter i en ny regnskapsfører

Bytter du, bør du stille tydelige krav til den nye regnskapsføreren. Punktene under er slik vi har valgt å jobbe i Kontera:

• Én fast kontaktperson. Du snakker med den samme regnskapsføreren hver gang — én som kjenner bedriften og historikken i tallene, slik at du slipper å forklare driften på nytt.
• Alltid to som kjenner bedriften din. Hos oss har hver kunde en fast regnskapsfører og en fast stedfortreder. Stedfortrederen kjenner også bedriften din, slik at du ikke står uten hjelp ved ferie eller sykdom.
• Korte spørsmål inkludert. Korte spørsmål og småavklaringer er inkludert i honoraret. Lav terskel for å ta kontakt er den enkleste måten å unngå feil på.
• Statsautoriserte regnskapsførere. Det er lovtittelen for regnskapsførere med godkjenning fra Finanstilsynet, og en dokumentert bekreftelse på fagkompetansen.
• Riktig systemkompetanse. Vi jobber mest i Tripletex og Uni Micro, og kjenner de fleste andre systemene. Du trenger ikke bytte regnskapssystem fordi du bytter regnskapsfører.
• Forutsigbar prising. Vi ligger i midtsjiktet på pris. Vi konkurrerer ikke på laveste timepris, men på at du får en erfaren, fast regnskapsfører i et autorisert regnskapsforetak med statsautoriserte regnskapsførere. Du kan lese mer om hvordan vi priser oppdrag på prissiden vår, og se hva vi hjelper med under tjenester.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang oppsigelsestid har jeg hos regnskapsføreren min?

Det står i oppdragsavtalen din. I standardvilkårene fra Regnskap Norge er den tre måneder, regnet fra den første i måneden etter skriftlig oppsigelse, men mange avtaler har kortere frist. Finn frem avtalen — det er alltid den som gjelder.

Mister jeg regnskapshistorikken når jeg bytter?

Nei. Regnskapsmaterialet er bedriftens eiendom, og bokføringsloven krever at det oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (tre og et halvt år for enkelte typer dokumentasjon). Ved bytte overføres saldobalanse, hovedbok, bilag og lønnshistorikk til ny regnskapsfører, eller du beholder alt selv i skysystemet ditt.

Koster det noe å bytte regnskapsfører?

Det gamle byrået kan normalt fakturere for tiden de bruker på selve overleveringen, hvis avtalen åpner for det. Hos ny regnskapsfører inngår oppstartsarbeidet vanligvis i etableringen av kundeforholdet. Hvor mye det utgjør, avhenger av hvor ryddig regnskapet er og hvilke systemer som brukes — spør konkret før du signerer. Kostnaden ved selve byttet er som regel begrenset, og bør veies mot verdien av bedre oppfølging.

Må jeg bytte regnskapssystem samtidig?

Nei, som regel ikke. Jobber du i et skybasert system som Tripletex eller Uni Micro, kan ny regnskapsfører ofte overta tilgangen og fortsette der den gamle slapp. Bruker dagens byrå et internt system du ikke eier, blir overføringen mer omfattende, men det er en rutinemessig oppgave.

Kan jeg bytte midt i året?

Ja. Årsskiftet er det ryddigste tidspunktet, og etter en avsluttet mva-termin er også praktisk, men et bytte lar seg gjennomføre når som helst. Det viktigste er å ta høyde for oppsigelsestiden og avklare hvem som leverer hvilke frister i overgangsperioden.

Slik håndterer vi overgangen

Vurderer du å bytte, er det i praksis to ting du må gjøre selv: si opp den gamle oppdragsavtalen skriftlig og bli enig med oss om en overtakelsesdato. Vi håndterer overgangen fra dagens byrå — kontakten med dem, overføring av saldobalanse og historikk, og tilganger i Altinn og regnskapssystemet. Du får en fast regnskapsfører som setter seg inn i bedriften din, med en statsautorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig, og en fast stedfortreder som også kjenner bedriften.

Ring 960 00 400, send en e-post til post@kontera.no eller ta kontakt her, så går vi gjennom oppsigelsestiden din og finner et overtakelsestidspunkt som passer driften din.