Føre regnskapet selv eller bruke regnskapsfører?

Kan du føre regnskapet selv? Ja — hvis driften er enkel, bilagene er få og du har tid og interesse for oppgaven. Ingen lov krever at du bruker regnskapsfører, heller ikke for aksjeselskap. Men har du ansatte, mva-plikt eller mer enn nok med å drive virksomheten, lønner det seg som regel å få hjelp, helt eller delvis.

Her får du en nøktern gjennomgang av begge deler, uten overdrivelser i noen retning. Til slutt finner du en sjekkliste med seks spørsmål som gir deg et grunnlag for å bestemme deg.

Når det fungerer fint å føre regnskapet selv

La oss begynne med det viktigste: For en del bedrifter er det helt greit å føre regnskapet selv.

Det fungerer typisk godt når:

• Du har få bilag. Et enkeltpersonforetak med 10–20 bilag i måneden er noe helt annet enn en butikk med hundrevis.
• Driften er enkel. Én inntektstype, ingen ansatte, ingen lager, ingen import eller eksport.
• Du er ikke mva-registrert — eller mva-en din er ukomplisert (én sats, ingen delt virksomhet).
• Du har orden i dokumentasjonen. Bilagene arkiveres fortløpende, og du fører jevnlig gjennom året i stedet for alt på én gang før fristen.
• Du har interesse for oppgaven. Dette betyr mer enn mange tror: den som vegrer seg for regnskapsarbeid, utsetter det — og et utsatt regnskap blir dyrere å rydde opp i.

Moderne regnskapsprogrammer som Fiken, Tripletex og Conta har gjort terskelen mye lavere enn den var. Bankavstemming skjer halvautomatisk, mva-meldingen bygges opp av det du fører, og programmene stopper deg fra en del klassiske feil. En selvstendig konsulent med enkel drift kan fint klare seg selv med et slikt verktøy.

Det du uansett må forholde deg til, er bokføringsloven: Driver du næringsvirksomhet, har du bokføringsplikt. Det betyr blant annet krav til dokumentasjon av alle transaksjoner, oppbevaring av bilag og sporbarhet i regnskapet. Ansvaret er ditt uansett om du fører selv eller kjøper hjelp.

Dette undervurderer de fleste

Så til den andre siden av regnestykket. Det er tre forhold som oftest undervurderes når du skal føre selv.

Tidsbruken

Mange regner med et par timer i måneden. Det stemmer når alt går som det skal. Så kommer bilaget som ikke lar seg avstemme mot banken, kvitteringen du ikke finner, og spørsmålet om en kostnad er fradragsberettiget — og kvelden er gått. Tid brukt på regnskap er tid du ikke bruker på kunder, salg eller fritid.

Feilrisikoen

Noen områder krever ekstra presisjon når du fører selv:

• Mva. Registreringsplikten inntrer når avgiftspliktig omsetning passerer 50 000 kroner i løpet av 12 måneder, ifølge Skatteetaten. Fradragsretten krever egne vurderinger, og representasjon, velferdstiltak og bilkostnader er blant de vanligste feilkildene. Feil i mva kan gi både etterberegning og tilleggsskatt.
• A-meldingen. Har du ansatte, skal du rapportere lønn, forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift innen den 5. hver måned. Feil her forplanter seg til den ansattes skattemelding, sykepengegrunnlag og pensjon.
• Årsoppgjøret. Skattemeldingen med næringsspesifikasjon skal leveres innen 31. mai. Aksjeselskaper skal i tillegg fastsette årsregnskap innen seks måneder etter årsslutt og sende det til Regnskapsregisteret. Avskrivninger, midlertidige forskjeller og utbytte er områdene der det oftest oppstår feil.

Fristene er ikke kompliserte i seg selv, men de gjentar seg gjennom hele året, og forsinket levering kan medføre tvangsmulkt:

Oppgave	Frist
A-melding (med ansatte)	Den 5. hver måned
Mva-melding (vanlig termin)	Annenhver måned, 1 måned og 10 dager etter terminslutt
Mva-melding (årlig, for små virksomheter)	10. mars året etter
Skattemelding for næringsdrivende og AS	31. mai

Verdien av faglig rådgivning

Dette er den mest undervurderte posten av alle. En regnskapsfører som følger bedriften din, ser tallene hver måned og sier fra når marginen faller flere måneder på rad, når forskuddsskatten bør justeres, eller når et planlagt kjøp bør vurderes en gang til.

Den vurderingen får du ikke fra et regnskapsprogram. Programmet bokfører det du registrerer, men sier ikke fra når det du har ført, er feil.

Hybridmodellen: gjør noe selv, få hjelp til resten

Valget er ikke enten–eller. Den vanligste modellen blant kundene våre er en arbeidsdeling:

Du gjør:

• Sender fakturaer
• Tar bilde av kvitteringer i appen
• Attesterer inngående fakturaer

Regnskapsføreren gjør:

• Bokføring og avstemming
• Mva-melding og rapportering
• Lønn og a-melding
• Årsoppgjør og skattemelding

Siden dere jobber i samme skybaserte system — for eksempel Tripletex eller Uni Micro — ser begge de samme tallene i sanntid. Du slipper å levere permer, og regnskapsføreren slipper å purre på bilag som ikke er levert. Du betaler for fagkunnskapen, ikke for registreringsarbeidet du enkelt kan gjøre selv på mobilen.

For mange små bedrifter gir dette en god balanse: lavere kostnad, oversikt over egne tall, og en fagperson som tar seg av de områdene der feil får konsekvenser.

Regnestykket: hva det koster å føre selv

Prisen på regnskapshjelp bør holdes opp mot hva det koster deg å gjøre jobben selv. Regnestykket har tre ledd:

1. Timene dine. Hvor mange timer bruker du på regnskap i måneden, medregnet leting, retting og oppslag? Gang det med det en time av din tid er verdt. For de fleste som fakturerer for tiden sin, er egen timepris høyere enn regnskapsførerens. Da koster hver time du fører selv, mer enn den samme jobben ville kostet hos en regnskapsfører.
2. Alternativkostnaden. Timene du bruker på regnskap kunne gått til salg, leveranser eller fritid. Tiden du bruker i regnskapsprogrammet, er tid du ikke bruker på kundene dine.
3. Feilkostnaden. Én mva-feil, én glemt frist eller ett uryddig årsoppgjør kan koste mer enn et helt år med regnskapshjelp. Denne posten står ikke i regnearket ditt, men den kan bli den største av dem alle.

Mot dette står prisen på regnskapsfører. Den avhenger av bilagsmengde, ansatte og hvor mye du gjør selv, og de fleste små bedrifter lander på en fast månedspris de kan budsjettere med. Prinsippene for hvordan vi priser oppdrag, finner du på prissiden vår. Vi ligger i midtsjiktet på pris: vi konkurrerer ikke på laveste timepris, men på at du får en erfaren, fast regnskapsfører i et autorisert regnskapsforetak med statsautoriserte regnskapsførere.

Konklusjonen av regnestykket er ikke gitt. Har du få bilag og lav timepris på egen tid, kan det lønne seg å føre selv. Fakturerer du godt for timene dine, går regnestykket som regel i motsatt retning.

Sjekkliste: seks spørsmål som avgjør

Svar oppriktig på disse seks spørsmålene. Til sammen gir de et ganske tydelig svar.

1. Hvor mange bilag har du i måneden? Under 20–30 bilag og enkel drift: å føre selv er realistisk. Over det bør du vurdere hjelp.
2. Har du ansatte? Lønn, a-melding, skattetrekk, feriepenger og sykepenger er området der det oppstår flest feil. Har du ansatte, bør du ha hjelp, i det minste til lønnen.
3. Er du mva-registrert, eller nærmer du deg grensen? Enkel mva håndterer du fint selv. Delt virksomhet, flere satser eller usikkerhet om fradragsretten taler for hjelp.
4. Hva er timen din verdt? Fakturerer du mer per time enn en regnskapsfører koster, gir regnestykket seg selv.
5. Fører du jevnlig, eller utsetter du det? Et regnskap som er tre måneder på etterskudd, er dyrere å rydde opp i uansett hvem som gjør jobben.
6. Har du noen å spørre? Spørsmål om fradragsrett, om du bør ta utbytte eller lønn, eller om firmabil lønner seg, krever noen å drøfte dem med.

Peker tre eller flere svar mot hjelp, bør du i det minste ta en samtale med et regnskapsforetak. Et godt byrå sier fra hvis du klarer deg selv — det hender vi anbefaler bedrifter å bruke Fiken og en årlig gjennomgang.

Ofte stilte spørsmål

Er det lov å føre regnskapet selv?

Ja. Verken bokføringsloven eller regnskapsloven krever at du bruker ekstern regnskapsfører — det gjelder også for aksjeselskap. Kravet er at regnskapet føres riktig og til rett tid, og det ansvaret ligger hos deg og styret uansett. Velger du å kjøpe hjelp, skal foretaket du bruker være under tilsyn av Finanstilsynet, med en statsautorisert regnskapsfører som oppdragsansvarlig.

Hvilket regnskapsprogram bør jeg velge hvis jeg fører selv?

For enkle enkeltpersonforetak er Fiken og Conta laget nettopp for folk uten regnskapsbakgrunn. Tripletex og Uni Micro passer når du vokser og trenger mer — prosjekt, lønn, timeføring. Velg gjerne et system et regnskapsbyrå også kan jobbe i, så blir overgangen enkel den dagen du vil ha hjelp. Vi jobber daglig i Tripletex og Uni Micro og kjenner de fleste andre.

Når bør jeg bytte fra å føre selv til regnskapsfører?

De vanligste vendepunktene er første ansettelse, mva-registrering, overgang fra enkeltpersonforetak til AS, eller at bilagsmengden vokser og tidsbruken øker. Et tydelig signal er at du utsetter regnskapsarbeidet, eller er usikker på om det du leverer, er riktig.

Hva koster en regnskapsfører?

Det avhenger av bilagsmengde, antall ansatte og hvor mye du gjør selv. De fleste små bedrifter betaler en fast månedspris, slik at kostnaden er forutsigbar. Hybridmodellen, der du gjør det enkle selv, trekker prisen ned. Les mer om hvordan vi priser oppdrag på prissiden vår. Korte spørsmål og småavklaringer underveis er inkludert i honoraret.

Kan jeg bytte til regnskapsfører midt i året?

Ja, det går fint. Jobber du allerede i et skybasert system, gir du regnskapsføreren tilgang, og de tar over derfra — ofte med en opprydding i det som er ført til nå. Du trenger ikke vente til nyttår.

Kort oppsummert — og veien videre

Svaret på om du bør føre regnskapet selv eller bruke regnskapsfører, avhenger av bilagsmengde, ansatte, mva-plikt og hva en time av din egen tid er verdt. De seks spørsmålene over tar deg langt. Er du fortsatt i tvil, kan vi gå gjennom situasjonen sammen og se på hvilke deler av jobben det gir mening å sette bort. Vi sier fra hvis du klarer deg godt på egen hånd. Trenger du hjelp, får du en fast regnskapsfører som kjenner bedriften din, og en fast stedfortreder som også kjenner den, slik at du ikke står uten hjelp ved ferie eller sykdom.

Ring 960 00 400 eller ta kontakt her for en gjennomgang av behovet ditt.